NR-1 transforma riscos psicossociais em obrigação de gestão documental

Encerrado o período em que o Ministério do Trabalho orientou a fiscalização a priorizar a instrução das empresas sobre riscos psicossociais na NR-1, a exigência virou prova documental, segundo artigo publicado pelo Jornal Empresas & Negócios e assinado por Romel Tolentino, vice-presidente comercial para a América Latina da Access.

A empresa precisa sustentar dois documentos, o inventário de riscos e o plano de ação, com evidências vindas de RH, canal de denúncia e Saúde e Segurança, guardadas por pelo menos 20 anos a cada revisão, feita no máximo a cada dois anos (três com sistema certificado). O pano de fundo é o aumento dos afastamentos: o INSS concedeu 546.254 benefícios por incapacidade temporária por transtornos mentais em 2025, 15,66% a mais que os 472.328 de 2024, segundo balanço do Ministério da Previdência Social.

Para quem decide uma empresa média, isso desloca o risco de RH para gestão documental e passivo jurídico. Um treinamento de lideranças só vale como prova se a empresa guardar o conteúdo aplicado, a lista de presença e a relação com o risco que o motivou; sem isso, não há como responder, numa fiscalização ou ação trabalhista, qual versão do inventário valia quando um funcionário se afastou. Como parte dos registros envolve dados de saúde, classificados como sensíveis pela LGPD, o arquivo também precisa de controle de versão, trilha de auditoria e tabela de temporalidade que defina o que a empresa descarta e quando.

O que o dono precisa pedir ao time agora: um responsável único pelo conjunto de evidências (hoje espalhadas entre planilhas, canais e sistemas de áreas diferentes), uma política de retenção alinhada à LGPD e um desenho de arquivo que sobreviva a trocas de sistema e de fornecedor ao longo de duas décadas. O artigo não traz prazo oficial de início da fiscalização ativa, apenas o fim da fase de orientação, o que deixa em aberto o ritmo com que o Ministério do Trabalho vai de fato cobrar essas evidências.

Fonte: Jornal Empresas & Negócios (SP)